KLUNGKUNG- Pemanfaatan layanan secara digital di lingkungan Pemkab Klungkung menjadi kebutuhan utama bahkan makin meluas.
Pemkab melalui Dinas Komunikasi dan Informatika, mulai menerapkan surat menyurat dan tanda tangan secara elektronik di desa dan kelurahan se Kabupaten Klungkung. Penerapan surat menyurat secara digital diberi nama “SIADA” merupakan singkatan dari Sistem Informasi Agenda, Disposisi dan Arsipkan.
Serta penerapan tanda tangan secara elektoronik, diawali dengan pengenalan sistem melalui sosialisasi kepada perangkat desa dan kelurahan, yang berlangsung secara maraton dimulai dari Kecamatan Klungkung, Dawan, Banjarangkan dan Nusa penida, dari tanggal 2-7 Juni 2021, bertempat di Dinas Ketahanan Pangan dan Perikanan Kabupaten Klungkung.
Kepala Dinas Kominfo Klungkung, I Wayan Parna memaparkan, penerapan SIADA yang merupakan implementasi dan ide Bupati Klungkung I Nyoman Suwirta ini, mengikuti pesatnya perkembangan teknologi dan informasi di era digital.
Perkembangan teknologi dan informasi, diera digital, telah merambah berbagai bidang pemerintahan, termasuk surat menyurat, yang merupakan dapur dari organisasi pemerintahan. “Surat elektronik Pemerintah Kabupaten Klungkung SIADA telah terintegrasi dengan tanda tangan elektronik, Balai Sertifikasi Elektronik (BsrE) dari Badan Siber dan Sandi Negara (BSSN),” tandas Wayan Parna, Senin 7 Juni 2021.
Menurut I Wayan Parna, ada beberapa alasan kenapa diterapkan e-surat SIADA ini, seperti memudahkan pengarsian surat, sehingga tidak perlu khawatir risiko kehilangan dan kerusakan dokumen surat, akibat menumpuknya dokumen surat atau kejadian diluar dugaan di kantor.
Semua surat dapat diarsipkan secara elektronik. Selain itu kantor juga lebih tertata rapi dengan adanya sistem persuratan elektronik (e-surat). Menghemat anggaran, sistem elektronik pada e-surat dapat menghemat kertas untuk mengcopy disposisi dan mencetak surat.
“Apabila semua instansi telah menerapkan sistem elektronik dalam persuratan, maka ongkos kirim surat pun akan semakin berkurang. Mendisposi surat bisa dilakukan dimanapun dan kapanpun, dengan e-surat, pimpinan dapat langsung mendisposisikan surat secara online kepada staf yang ditugaskan untuk mengerjakan tugas tersebut,” terang pejabat asal Desa Takmung ini.
Jarak dan waktu tidak lagi menjadi penghalang kinerja organisasi. Riwayat disposisi surat akan terlihat, sehingga diketahui surat itu, sudah diproses sampai dimana, oleh siapa. Keunggulan lainnnya adalah e-surat SIADA sudah terintegrasi dengan tanda tangan elektornik, sehingga penandatangan surat oleh pimpinan tidak lagi menunggu, pimpinan harus berada di kantor.
“Terlebih disaat kondisi pandemi Covid- 19 yang harus menerapkan protokol kesehatan, menuntut mengurangi kontak fisik, maka penggunaan sistem ini sangatlah tepat,” imbuhnya seraya menyampaikan, selain itu masyarakat yang ingin menyampaikan surat seperti undangan tidak perlu repot datang ke perangkat daerah, cukup minta bantuan kepada admin di desa, maka surat akan sampai ke alamat yang dituju.
Disamping itu masyarakat bisa mengecek proses surat yang dikirim, posisinya sudah dimana. “Setelah diterapkan di semua perangkat daerah, penerapan e-surat SIADA ini, kita kembangkan sampai desa dan kelurahan se Kabupaten Klungkung, sehingga mempercepat pelayanan bagi masyarakat Klungkung,” demikian Parna. (yan)
